Wie KI im Kanzleialltag ankommt

Dienstag, 19 Uhr. Ein Konzipient möchte einen 80-seitigen Vertrag mit KI vorstrukturieren. Er braucht eine klare Antwort: Welches System darf er verwenden, welche Unterlagen darf er eingeben und was muss er am Ergebnis prüfen?

Eine allgemeine KI-Richtlinie hilft nur dann, wenn sich diese Fragen damit im Arbeitsalltag beantworten lassen. Bleiben die Vorgaben unklar, wird die Bearbeitung unterbrochen oder jeder entwickelt eine eigene Lösung. Beides erschwert eine gemeinsame Arbeitsweise.

Für die Partnerschaft bedeutet das: Sie muss Zeit, Zuständigkeiten und Lerngelegenheiten für die Einführung vorsehen. Technische Unterstützung ist dabei notwendig. Die Entscheidungen darüber, wie die Kanzlei arbeiten will, brauchen jedoch die Beteiligung der fachlich Verantwortlichen.

Kompetenz zeigt sich an der konkreten Aufgabe

Der CCBE-Leitfaden zur Nutzung generativer KI hebt unter anderem Vertraulichkeit und professionelle Kompetenz hervor. Anwälte sollen Fähigkeiten und Grenzen der eingesetzten Systeme verstehen und Ergebnisse dort überprüfen, wo der Anwendungsfall dies erfordert. Der Leitfaden ist eine berufsbezogene Orientierung; er ersetzt nicht die Beurteilung der jeweils anwendbaren Anforderungen. CCBE, Guide on the Use of Generative AI by Lawyers, 2025

Ein Training sollte dieses Verständnis in beobachtbare Fähigkeiten übersetzen. Für unsere fiktive Kanzlei, die Lieferverträge anhand eines Prüfkatalogs vorstrukturieren möchte, heißt das etwa: Die Mitarbeiter erkennen geeignete Dokumente, verwenden den freigegebenen Ablauf und können fehlende oder unzutreffende Zuordnungen identifizieren.

Dafür sollten sie auch ein bewusst fehlerhaftes Ergebnis bearbeiten. Wer eine übersehene Ausnahme selbst aufspürt, versteht die notwendige Kontrolle besser als nach einer ausschließlich gelungenen Vorführung.

Für den Pilot die Aufgaben eindeutig verteilen

Ein erster Pilot braucht eine überschaubare Organisation. Vor dem Start sollte feststehen, wer welche Aufgabe übernimmt:

• Ein verantwortlicher Partner bestimmt Ziel, verfügbaren Aufwand und die Kriterien für die Fortsetzung.
• Ein fachlich erfahrener Anwalt legt den Prüfkatalog fest und beurteilt die Ergebnisqualität.
• Eine koordinierende Person sammelt Rückmeldungen, hält die Dokumentation aktuell und organisiert Entscheidungen.
• Die technische Betreuung richtet Zugänge und den Ablauf ein und bearbeitet technische Störungen.

Je nach Kanzlei können Personen mehrere Aufgaben übernehmen. Entscheidend ist, dass die Aufgaben abgedeckt sind und dafür Zeit zur Verfügung steht. Daten- und berufsrechtliche Fragen werden mit den dafür zuständigen Personen geklärt.

Externe Begleitung kann die Koordination und technische Umsetzung übernehmen. Die Kanzlei braucht weiterhin einen internen Auftraggeber und fachliche Ansprechpartner.

Den neuen Ablauf an wenigen Aufgaben üben

Für den Einstieg bietet sich ein begrenzter Zeitraum mit einem kleinen Team an. Die konkrete Dauer hängt davon ab, wie häufig geeignete Aufgaben anfallen und welche Vorbereitungen notwendig sind.

Zunächst dokumentiert das Team den bisherigen Ablauf und seinen Aufwand. Anschließend übt es die KI-Unterstützung an freigegebenen Testdokumenten. Dabei werden typische Fehler, Abbruchfälle und die anschließende Prüfung gemeinsam durchgegangen.

Erst wenn die vereinbarten Voraussetzungen erfüllt sind, wird der freigegebene Einsatz im Arbeitsalltag erprobt. Kurze regelmäßige Besprechungen helfen, wiederkehrende Probleme zu erkennen: Fehlen Eingabedaten? Ist eine Anweisung missverständlich? Dauert die Kontrolle zu lange? Solche Rückmeldungen müssen zu einer Entscheidung über die Anpassung führen.

Zum Abschluss wird bewertet, ob der Ablauf ausreichend nützlich und verlässlich ist, um ihn fortzuführen. Ein begrenzter Test darf auch ergeben, dass ein anderer Prozess besser geeignet wäre.

Die Einführung braucht einen Platz in der Arbeitsplanung

Wenn jede Stunde für Schulung und Rückmeldung mit Mandatsarbeit konkurriert, lässt sich die Einführung schwer verlässlich organisieren. Die Partnerschaft sollte deshalb einen ausdrücklich vorgesehenen Zeitrahmen schaffen und klären, wie diese Arbeit intern berücksichtigt wird.

Auch die Ausbildung verdient Aufmerksamkeit. Wer eine KI-Vorstrukturierung übernimmt, sollte weiterhin erklären können, warum eine Vertragsstelle relevant ist. Gemeinsame Besprechungen schwieriger Fälle helfen, dieses Verständnis aufzubauen und zu erhalten.

Halten Sie vor dem Start auf einer Seite fest: den ausgewählten Prozess, die zulässigen Dokumente und Werkzeuge, die Prüfaufgaben, die Ansprechpartner sowie den Termin für die Auswertung. So erhält das Team eine direkt nutzbare Arbeitsgrundlage.

Datology begleitet Kanzleien mit Workshops, KI-Management und technischer Umsetzung. Dabei verbinden wir die Auswahl geeigneter Anwendungen mit der Vorbereitung der Menschen, die damit arbeiten werden.